كيفية استخدام Slack للإنتاجية والعمل الجماعي

Slack هي أداة قوية مصممة للمساعدة في التعاون عن بعد بين المحترفين. ومع ذلك ، لم يتم تصميم Slack لإدارة المشاريع ، ولكن أكثر لإدارة علاقات العمل. بمجرد أن تعرف كيفية استخدام Slack ، يمكنه زيادة الإنتاجية بشكل كبير ومعنويات الفريق وغير ذلك الكثير.

أنظر أيضا: أفضل 12 أداة على الإنترنت للعاملين في المكاتب المنزلية

طريقة سهلة لوصف Slack هي: “WhatsApp للشركات”. إذا كنت تتساءل الآن لماذا تحتاج الشركات إلى WhatsApp ، فتابع القراءة. سنستكشف كيفية استخدام Slack وأين يتناسب مع سير عمل فريقك. سنرى أيضًا لماذا تذهب فائدة Slack وراء مساعدة الفرق التي تعمل من المنزل.

ما هو سلاك؟

قبل أن ندخل في كيفية استخدام Slack ، من المفيد أولاً أن نفهم سبب الحاجة إليه في المقام الأول.

فكر في ما هو مفقود من إعداد العمل عن بعد: القدرة على الاتكاء والنقر على كتف زميلك.

أنظر أيضا: كيفية استخدام Google Drive: كل ما تريد معرفته

بينما يمكنك دائمًا إرسال بريد إلكتروني إلى شخص ما على الجانب الآخر من العالم ، فإنه لا يماثل القدرة على طرح سؤال بسرعة. سيتحقق معظمنا من رسائل البريد الإلكتروني عدة مرات يوميًا ، مما يعني أننا لا نرد على الفور. لذلك ، عادةً ما يكون البريد الإلكتروني طويلاً.

تحتاج أحيانًا إلى طرح سؤال والحصول على رد فوري.

تحتاج أحيانًا إلى طرح سؤال والحصول على رد فوري. في أوقات أخرى ، يمكنك استخدام بعض المعلومات ، ولكن لا تعتبرها جديرة بسلسلة بريد إلكتروني كاملة.

يملأ Slack الفراغ الآخر هو الحاجة إلى الدردشة. في حين أن بعض المديرين قد ينظرون إلى الدردشة الشاذة على أنها لعنة للإنتاجية ، فإن الحقيقة هي أنها تساعد في تكوين العلاقات وتقريب الزملاء من بعضهم البعض ، وبشكل عام تزيح تروس العمل الجماعي. يمكن أن يخلق Slack إحساسًا بالصداقة الحميمة لا تستطيع الأدوات الأخرى القيام به.

باختصار ، Slack هو مكان لجميع الاتصالات التي لا تصلح للبريد الإلكتروني ولا تدور حول تحديثات مشروع مستمر. ونظرًا لأن العديد من الشركات منتشرة في مواقع متعددة ، أو مجرد مبان كبيرة جدًا ، فقد يكون هذا مفيدًا أيضًا للفرق التي لا تزال في المكتب!

كيفية استخدام Slack

مع وضع ذلك في الاعتبار ، دعونا نلقي نظرة على كيفية استخدام Slack.

أولاً ، ستحتاج إلى التأكد من أن كل فرد في فريقك لديه حق الوصول. Slack متاح كتطبيق لنظامي التشغيل Android و iOS ولكن يمكن الوصول إليه أيضًا من خلال موقع الويب على Slack.com. سيحتاج كل شخص يرغب في المشاركة إلى إنشاء ملف تعريف (سيُتاح لك أيضًا خيار القيام بذلك أثناء إعداد مساحة العمل الخاصة بك).

للبدء ، تحتاج إلى إنشاء “مساحة عمل” لفريقك. هذه هي فترة السماح الخاصة بك والتي ستحتوي على جميع القنوات والمحادثات التي تنتمي إلى مؤسستك. يمكنك إنشاء مساحة عمل جديدة من خلال التوجه إلى slack.com/create.

أنظر أيضا: أفضل عمل من تطبيقات المنزل ، والأدوات ، والأدوات

اختر اسمًا لمساحة العمل الخاصة بك وأضف أي زملاء عمل تريدهم على الفور (أو تخطي هذه الخطوة). ستحصل أيضًا على عنوان URL فريد لفريقك بناءً على اسم مساحة العمل. هذا مفيد ، حيث يمكن للمستخدمين التوجه مباشرة إلى تلك الصفحة لبدء الدردشة.

بالطبع ، إذا كنت لا تملك الشركة ، فيمكنك ببساطة الانضمام إلى مساحة عمل Slack الموجودة مسبقًا!

هذه هي أساسيات كيفية استخدام Slack بالفعل!

مجموعات المستخدمين والقنوات

من هنا ، يمكنك البدء في إعداد بعض الميزات الأخرى لمساحة عمل Slack الخاصة بك. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء قنوات جديدة ، وهي مجموعات بشكل فعال داخل مساحة عمل Slack الخاصة بك. يمكن أن تكون إما عامة أو خاصة وتسمح لك بمناقشة موضوع معين ، أو الدردشة داخل مجموعة معينة.

على سبيل المثال ، قد يكون لديك قنوات لأقسام مختلفة داخل مؤسستك. بدلاً من ذلك ، قد يكون لديك قناة لمشروع معين يعمل عليها بعض الأشخاص. يمكن أن تكون القناة حول أي شيء. إنه يعمل على منع خيط واحد من أن يصبح مسدودًا ولا يمكن التحكم فيه.

هنا في سلطة أندرويد، لدينا قنوات لمراجعات الأجهزة ، لقناة YouTube ، للدردشة “خارج الموضوع” ، لمناطق مختلفة ، للترحيب بالأعضاء الجدد ، والمزيد.

يمكنك عرض جميع القنوات الموجودة في القائمة اليمنى تحت علامة التبويب “القنوات”. لإنشاء قناة جديدة ، ما عليك سوى النقر على “إضافة قنوات”. يمكن لجميع الأعضاء القيام بذلك بشكل افتراضي.

يمتلك المسؤولون أيضًا خيار إنشاء مجموعات مستخدمين (يمكن أيضًا توسيع هذا الإذن ليشمل المستخدمين العاديين). هذه طريقة سهلة لتسمية مجموعات كاملة من المستخدمين للرجوع إليها بسهولة. على سبيل المثال ، قد ترغب في تجميع المديرين أو المحررين أو المستقلين معًا.

كيفية استخدام Slack للدردشة والمزيد

يجب أن تشعر الدردشة في Slack بأنها مألوفة لأي شخص استخدم تطبيق الدردشة من قبل. ما عليك سوى الانتقال إلى القناة التي تريد الدردشة فيها وقراءة الرسائل السابقة بالتمرير لأسفل الصفحة. إذا قيل الكثير ، فسيكون لديك خيار القفز من الأسفل إلى الأسفل. إذا كان لديك شيء تساهم به ، فابدأ في الكتابة في مربع النص في الأسفل. يمكنك إضافة مرفقات وروابط ورسائل ، وهناك خيارات لبعض التنسيقات الأساسية (غامق ، ومائل ، وتعداد نقطي ، وما إلى ذلك).

يمكنك أيضًا وضع علامة على أعضاء معينين في الفريق باستخدام @أسماؤهم. يعمل وضع العلامات بهذه الطريقة أيضًا مع مجموعات وقنوات المستخدمين. سيؤدي هذا إلى إرسال إشعار إلى هذا الشخص (إلا إذا قام بإيقاف تشغيل الإشعارات في الإعدادات). اضغط على إرسال عندما تكون مستعدًا لمشاركة رسالتك.

المواضيع والرسائل المباشرة

بدلاً من ذلك ، يمكنك الرد على الرسائل الفردية مباشرةً لإنشاء سلاسل رسائل داخل القناة الرئيسية. للقيام بذلك ، ما عليك سوى التمرير فوق الرسالة واختيار رمز الفقاعة التفسيرية “للرد في سلسلة المحادثات”. سيؤدي هذا إلى فتح نافذة على اليمين إذا كنت على سطح المكتب ، حيث يمكنك أيضًا رؤية الاستجابات الأخرى. إذا كنت تستخدم الهاتف المحمول ، فما عليك سوى النقر على سلسلة الرسائل.

بالإضافة إلى التنقل بين القنوات وسلاسل المحادثات ، يمكنك أيضًا مراسلة الأشخاص مباشرةً باستخدام قائمة “الرسائل المباشرة” الموجودة على اليسار. يعرض هذا قائمة بالأشخاص الذين راسلتهم مؤخرًا. ومع ذلك ، يمكنك أيضًا اختيار “إضافة أعضاء الفريق” لمراسلة شخص جديد. لاحظ أنه يمكنك رؤية الأشخاص المتصلين أو غير المتصلين حاليًا كما تشير الدوائر الصغيرة الخضراء أو الفارغة بجوار أسمائهم.

النصائح والحيل

الآن أنت تعرف كيفية استخدام Slack ، فقد حان الوقت لبدء استخدامه أفضل.

هل تعلم أن Slack تعني “البحث في سجل جميع الاتصالات والمعرفة”؟ كما قد تتوقع بعد ذلك ، يمكنك أيضًا البحث في كامل تراكم الرسائل. هذا مفيد للغاية إذا فاتك إعلان أو كلمة مرور أو رابط أو أي شيء آخر مهم لسير عملك. ما عليك سوى كتابة استعلام البحث في مربع البحث أعلى واجهة المستخدم. يمكنك أيضًا تصفية عمليات البحث الخاصة بك بهذه الطريقة.

إذا كنت تريد التدرب في مكان آمن ، فحاول التحدث إلى Chatbot.

ميزة متقدمة أخرى يقدمها Slack ، هي القدرة على إضافة “تطبيقات”. هذه هي المكونات الإضافية التي تعمل على توسيع إمكانيات Slack أو دمجها مع الأدوات والخدمات الأخرى. على سبيل المثال ، يعد Vacation Tracker تطبيقًا صغيرًا مفيدًا يتيح للمستخدمين طلب الإجازة وترخيصها / رفضها مباشرةً من خلال Slack. يتيح Siphy ، على سبيل المثال ، للمستخدمين مشاركة صور Gif. تشمل التطبيقات الأخرى Google Drive و Dropbox و Gmail والمزيد!

يمكن أن تكون اختصارات التعلم مفيدة لزيادة الإنتاجية أيضًا. يمكنك عرض قائمة الإجراءات السريعة عن طريق كتابة “Ctrl” ثم “/”. في هذه الأثناء ، يمكن استخدام Alt والرجوع للرجوع بسرعة إلى القناة السابقة. اكتشف المزيد هنا. إذا كنت تريد التدرب في بيئة آمنة ، فحاول التحدث إلى Chatbot ، وهو روبوت آلي.

انقر فوق صورة ملف التعريف الخاص بك في الجزء العلوي الأيمن من الشاشة لتغيير حالتك أو تحديث ملف التعريف الخاص بك.

أفضل الممارسات

من أهم الأشياء التي يجب تعلمها عندما يتعلق الأمر باستخدام Slack هو وقت استخدام التطبيق ومتى لا.

على الرغم من وجود Slack جزئيًا لتسهيل المحادثة الودية ، فمن المهم عدم السماح لها بالتحول إلى ثقب أسود يلتهم إنتاجيتك. اسأل نفسك ما إذا كان الطلب يعمل بشكل أفضل كبريد إلكتروني – إذا كان يتطلب تفريغ معلومات على سبيل المثال ، أو إذا كان غير عاجل. وبالمثل ، كن مهذبًا ولكن حاول أيضًا الوصول إلى النقطة المهمة بسرعة.

كن محترمًا لوقت زملائك.

كن محترمًا لوقت زملائك ، وتذكر أيضًا أنه ليس عليك دائمًا الرد على الرسائل على الفور. إن كونك منتجًا للغاية ينطوي أحيانًا على الدخول في حالة من التدفق المستمر – والتي يمكن أن تكون صعبة إذا استمر الناس في إرسال الرسائل إليك!

إذا كنت بحاجة إلى بعض وقت العمل دون انقطاع ، فحاول تغيير حالتك لإعلام فريقك بأنك غير متاح. يمكنك أيضًا العثور على خيار إيقاف الإشعارات مؤقتًا في نفس النافذة. انقر فوق “التفضيلات” وستكون قادرًا حتى على تعيين النوافذ التي تفعل خلالها ولا تريد تلقي الإشعارات. هذا مهم بشكل خاص لتجنب تلقي الرسائل المجهدة عندما تحاول الاسترخاء بعد يوم طويل. من المهم للغاية الفصل بين حياتك العملية والتوقف عن العمل. خصوصا إذا كنت تعمل من المنزل.

وتذكر: يمكن للناس رؤيتك. إذا كنت تقضي كل وقتك في صالة خارج الموضوع ، فسيكون ذلك واضحًا لمديرك!

مع كل ما قيل ، لا توجد طريقة صحيحة أو خاطئة لاستخدام Slack. كما هو الحال مع المكتب نفسه ، ستجد أن مكان عملك يطور ثقافة ونغمة العمل الخاصة به. تعامل مع هذا كما تفعل مع المكتب ولن تخطئ!